Procesos reales que dejaron de depender de la memoria de alguien.

La avería que se pierde en el camino, nunca se arregla

En un hotel, limpieza y mantenimiento trabajan en paralelo, pero casi nunca se hablan. El equipo de pisos gestiona a diario peticiones de limpieza, cambios de lencería y algún que otro roce sobre quién debía hacer qué. Cuando surge una avería, el aviso pasa de mano en mano: huésped o camarera avisan a recepción, recepción a mantenimiento. Si la cadena se rompe en algún punto, la incidencia puede perderse para siempre. Y una avería que se pierde no queda ahí: acaba en una queja en recepción o en una reseña negativa.

Construimos una solución para que cada habitación tenga su propio código QR. El huésped pide lo que necesita sin llamar ni registrarse, y sigue el estado de su petición desde el móvil.

Cada empleado accede con su cuenta y su rol: mantenimiento recibe directamente lo que le toca, a las camareras se lo asigna la gobernanta, y recepción y administración controlan el conjunto. Cada petición lleva su prioridad y su historial: qué se hizo, qué falta y a quién se le asignó.

El aviso ya no se escribe a mano

Una agencia de traslados programa recogidas desde estaciones de tren y aeropuertos hasta el hotel, coordinando cada ciudad con su propio proveedor de transporte. Antes, cada petición se escribía a mano para enviarla al proveedor: origen, destino, horas de llegada y salida, datos de contacto… Con el volumen de encargos que maneja la agencia, eso generaba errores constantes.

Nuestra herramienta extrae esos datos directamente del sistema interno de la agencia, lee el billete de tren o la nota del vuelo, y calcula la hora de recogida según el medio (tren, avión o bus). Si dos localizadores comparten coche y horario, los une en un mismo traslado optimizando el gasto en lugar de enviar dos solicitudes de coches. El sistema avisa si hay incoherencias de horarios, pero algunas decisiones siguen siendo humanas: agrupar viajeros es tan simple como arrastrar y soltar en cajas. El aviso sale ya redactado: por un lado, se envía al proveedor para solicitar el traslado (por correo, descargándolo en PDF o compartiéndolo por WhatsApp); por otro, genera la nota con la hora, fecha y contacto del conductor, lista para que la agencia se la comunique al cliente a través de su sistema.

Todo lo pendiente, en un solo sitio

Una agencia receptiva organiza circuitos turísticos para grupos, y cada circuito reparte sus tareas en sitios distintos: billetes de tren por emitir, notas dentro de cada reserva sobre alergias o peticiones especiales para los hoteles, bonos y roomings que se deben enviar a los guías. Antes, había que ir a buscar cada cosa por separado.

La agencia ya tenía un sistema propio, pero todo estaba disperso y no era práctico consultarlo así. Nuestra herramienta se conecta a ese sistema y reúne todas esas tareas en un único lugar. Los billetes pendientes de emitir aparecen reflejados automáticamente, y un calendario de recordatorios mantiene a la vista lo que queda por resolver.

La documentación de cada guía ya no se descarga archivo por archivo: se solicita una vez, el sistema la descarga y la organiza en carpetas, y con un botón se generan los correos para enviar a cada guía la suya.

También hay un botón que hace algo que antes nadie tenía tiempo suficiente de hacer, dado el gran volumen de las reservas: lee las observaciones de todas las reservas de un periodo y avisa si hay alguna nota de alergias, intolerancias o una petición para el hotel que nadie marcó para que llegara al rooming correspondiente — sin esa marca, se queda como nota interna y, si se le pasa a alguien, no llega a tiempo.

Además, el teléfono está conectado al mismo sistema: las llamadas entrantes a la oficina aparecen en pantalla, y desde la extensión del navegador, con solo estar dentro de una reserva y pulsar un botón, se llama directamente a esa agencia sin marcar ningún número.

Del mensaje suelto a la campaña con un clic

Una empresa que conecta marcas con influencers gestiona toda la relación desde la plataforma que construimos: alta, contrato y colaboraciones. Antes, buscar quién quería participar en cada campaña significaba escribir uno por uno y estar pendiente de quién contestaba, y luego cruzar esos datos a mano con lo que cada marca buscaba.

Cada influencer se da de alta con sus datos y firma el contrato de servicio —cláusulas y comisiones incluidas— dentro de la app. A partir de ahí pasa a formar parte de la cartera que gestiona el equipo.

Cuando surge una campaña, se publica como petición abierta —cualquiera puede apuntarse— o cerrada, dirigida a un perfil concreto. En las abiertas, cada interesado se apunta con un clic y el equipo ve de un vistazo quién quiere participar. Esa lista sirve también para acercar a las marcas los perfiles que de verdad encajan con lo que buscan.

Decidido quién participa, empieza el seguimiento: chat interno cifrado, disponibilidad marcada por cada influencer, y la colaboración avanzando por fases visibles, desde la aceptación hasta que la marca da el visto bueno.

La plataforma también recuerda actualizar los datos de cada influencer, o pide información puntual antes de una fecha si hace falta revisar algo. Ahí se guardan también los documentos de cada colaboración, y la marca puede seguir el avance del proyecto a través de un enlace, sin tener que preguntar.

El horario que cuadra con la ley, no al revés

En el centro histórico de Oporto hay una restricción de tráfico entre semana, de 18:00 a 20:00, y la carga y descarga de pasajeros de cada servicio en destino tiene que encajar dentro de esa normativa. Antes, cuadrar el horario era prueba y error a mano; si no encajaba, tocaba improvisar sobre la marcha con el grupo ya en destino. Ahora el encaje se calcula solo según el itinerario de cada circuito: si no cabe antes del corte, prueba combinaciones de recorte —el paseo a pie hasta 5 minutos, la panorámica hasta 15— y se queda con la que menos ajuste total supone, dejando constancia del recorte en el propio documento. Si de verdad no hay forma de encajarlo, propone alternativas en vez de dejarlo en blanco. Al final genera automáticamente el PDF del itinerario, listo para enviar por el portal del municipio. No es una plantilla fija: cada documento sale distinto según los datos y el orden que se le den.

Un banco no está pensado para descargar cien justificantes seguidos

Archivar en papel los movimientos bancarios obliga a bajar del banco los justificantes de cada ingreso y pago. Hecho a mano es lento y repetitivo: entrar, filtrar, abrir, descargar, y otra vez. La herramienta genera un script que se ejecuta en el propio navegador y descarga los justificantes no leídos según el concepto que se le pida, marcando cada uno como leído para no volver a descargarlo la próxima vez. Si el trabajo se acumula varios meses y llega un volumen grande de movimientos, antes suponía perder horas seguidas; ahora, cada justificante se descarga en segundos y una sesión completa se resuelve en unos 30 minutos.

Con la misma herramienta se ordenan después por tipo, fecha, destinatario o remitente, e incluso los ingresos por número de factura —como son secuenciales y van escritos en el concepto, la herramienta los lee y ordena directamente por ese número. Todo se combina en un único documento listo para imprimir.

Se entera del cambio antes de que llame el cliente

Un tren puede cambiar de horario después de emitido el billete. Si nadie se entera antes que el cliente, el problema estalla en el peor momento —ya en la estación, con el cliente teniendo que resolverlo sobre la marcha y la agencia cargando con el mal trago. Revisar cada billete a mano, uno por uno contra el horario oficial, no es viable con el volumen que mueve una agencia.

La herramienta descarga los billetes emitidos, lee tren, fecha y horario de cada uno —de varias compañías, incluidas las que no publican horarios oficiales— y los compara contra la fuente de referencia. Lo que no coincide se agrupa por reserva, con una nota ya redactada lista para pegar y avisar. Esto permite algo antes impensable: revisar toda la cartera de billetes de forma periódica, cada pocos días, sin bloquear al equipo medio día. A mano, revisar una tanda así —sin interrupciones— llevaría casi 6 horas seguidas. Repetirlo cada semana no era una opción. Ahora sí. Incluso en días de huelga de transporte, cruza la resolución oficial de servicios mínimos: marca qué trenes tienen la circulación garantizada y cuáles no, y busca alternativas reales que cubran ese mismo trayecto ese día, para que el cliente tenga su viaje garantizado.

De la reserva al billete emitido, sin retipear nada

Emitir un billete de tren pasa por varias pantallas repetidas: hay que trasladar los datos del cliente desde el sistema interno a la web del proveedor de billetes de tren, y una vez emitido el billete, había que registrar los datos del viaje dentro del sistema interno a mano en una plantilla con la información del viaje. Con el volumen que mueve una agencia mayorista, ese tecleo repetido es donde más tiempo se pierde y más fácil es que algo se escriba mal.

Nuestra herramienta toma los datos del cliente y rellena sola el formulario en las distintas pantallas de reserva. Una vez emitido el billete, lo lee por dentro y rellena con esos datos la plantilla interna del viaje, que antes se hacía a mano.

Y si en el proceso de nuevas reservas se reconoce a algún cliente que ya viajó antes con la agencia, la herramienta busca en el histórico con quién más viajó en ocasiones anteriores, para agilizar la reserva y pasar más rápido a la siguiente llamada — se puede actuar con un solo clic.